Interne Apps · SharePoint · Intranet
Welche 5 internen Apps nutzen Mitarbeitende wirklich?
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Mitarbeitende nutzen interne Apps, die einen Ablauf einfacher machen, den es schon gibt. Eine App, die einen neuen Ablauf erfindet, muss sich ihren Platz erst erkämpfen.
Die fünf Beispiele hier sind Arten von Apps, die wir gebaut haben. Jede ersetzt etwas, das vorher über Papier, Excel oder E-Mail lief. Kundennamen nennen wir nicht.
1. Die Onboarding-Checkliste
Neue Kolleginnen und Kollegen wissen am ersten Tag oft nicht, was auf sie zukommt. Und im Team weiß niemand genau, was schon erledigt ist.
Die Onboarding-Checkliste legt für jede neue Person eine Liste an: mit Startdatum, Team und Ansprechperson. Alle Beteiligten sehen, was offen ist. Niemand muss nachfragen, ob der Laptop bestellt wurde.
2. Der Redaktionsplan
Wer ein Intranet pflegt, plant Themen. Oft passiert das per E-Mail oder in einer Excel-Datei, die gerade jemand anderes geöffnet hat.
Der Redaktionsplan sammelt alle Themen an einem Ort: mit Thema, Datum und Zuständigkeit. Die Redaktion sieht auf einen Blick, was diese Woche erscheint und wer daran arbeitet.
3. Der News-Editor mit Freigabe
In vielen Organisationen schreibt nur die Kommunikation die Intranet-News. Das ist ein Engpass.
Mit dem News-Editor dürfen alle einen Beitrag schreiben: mit Titel, Bild und Text. Veröffentlicht wird er erst, wenn die Kommunikation ihn freigibt. So kommen mehr Themen ins Intranet, ohne dass die Kontrolle verloren geht.
4. Die Anfrage
„Schreib einfach eine E-Mail an die IT“ funktioniert, bis die E-Mail im falschen Postfach landet.
Eine Anfrage-App gibt jeder Anfrage ein festes Format: Betreff, Team, was gebraucht wird. Die zuständige Stelle sieht alle offenen Anfragen in einer Liste. Und wer gefragt hat, sieht, wo die Anfrage gerade steht.
5. Das Personenverzeichnis
„Wer ist eigentlich für die Kantine zuständig?“ Diese Frage beantwortet ein Personenverzeichnis schneller als jede Telefonliste.
Streng genommen ist es ein Webpart im Intranet, keine eigene App. Für Mitarbeitende macht das keinen Unterschied: Sie suchen eine Person und finden Team, Aufgabe und Kontakt.
Die fünf Apps im Überblick
| App | Ersetzt typischerweise | Wichtigste Angaben | Wer sie nutzt |
|---|---|---|---|
| Onboarding-Checkliste | Listen in E-Mails und Excel | Startdatum, Team, Ansprechperson | Neue Mitarbeitende und ihr Team |
| Redaktionsplan | Themenplanung per E-Mail | Thema, Datum, Zuständigkeit | Redaktion und Kommunikation |
| News-Editor | Beiträge per E-Mail an die Kommunikation | Titel, Bild, Freigabe | Alle; die Kommunikation gibt frei |
| Anfrage | Formlose E-Mails | Betreff, Team, Bedarf | Alle; die zuständige Stelle bearbeitet |
| Personenverzeichnis | Telefonliste als Datei | Name, Team, Kontakt | Alle |
Was diese Apps gemeinsam haben
Keine dieser Apps ist groß. Genau das ist der Punkt.
- Ein Zweck. Jede App löst eine Aufgabe, nicht zehn.
- Wenige Felder. Was niemand ausfüllt, fliegt raus.
- Keine neue Anmeldung. Mitarbeitende melden sich mit ihrem Microsoft-Konto an. Kein weiteres Passwort.
- Dort, wo die Arbeit ist. Die Apps liegen im Intranet, nicht in einem weiteren Programm.
- Rechte nach Gruppen. Wer freigibt oder bearbeitet, regeln Ihre bestehenden Gruppen in Microsoft 365.
Woran Sie merken, dass eine App fehlt
Der Bedarf zeigt sich meist im Alltag, lange bevor jemand „App“ sagt.
- Dieselbe Excel-Datei geht jede Woche per E-Mail herum, in immer neuen Versionen.
- Dieselben Fragen kommen immer wieder: „Ist das schon freigegeben?“, „Wer macht das?“
- Eine Person führt eine Liste, und wenn sie im Urlaub ist, steht alles still.
- Ein Formular wird ausgedruckt, ausgefüllt und wieder eingescannt.
Wenn Ihnen davon etwas bekannt vorkommt, ist das ein guter Kandidat für eine kleine App.
Wie schnell so eine App steht
Zuerst schicken Sie uns eine Skizze oder ein paar Sätze. Die erste Version zum Anklicken braucht bei uns etwa 10 bis 14 Stunden Arbeit.
Danach arbeiten wir in wöchentlichen Sprints. Jede Woche sehen Sie, was fertig ist, und sagen, was sich ändern soll. Die meisten Änderungswünsche brauchen höchstens 2 Stunden.
Klein anfangen lohnt sich. Wenn die erste Version genutzt wird, zeigt sich schnell, welches Feld fehlt und welches niemand braucht.
Wann wir nicht die richtige Wahl sind
Wenn es eine fertige Software gibt, die Ihren Ablauf abdeckt, prüfen Sie diese zuerst. Eine HR-Software mit Onboarding-Funktion kann reichen.
Auch ein einfaches Formular in Microsoft Forms oder Power Apps kann genügen. Dafür brauchen Sie uns nicht. Wo die Grenze liegt, beschreibt Power Apps oder eigene App: Was passt wann?
Und wenn der Ablauf selbst noch unklar ist, hilft keine App. Klären Sie zuerst, wer was wann tut. Dann bauen wir gern die App dazu.